lunes, 3 de octubre de 2011

DELEGAR DE FORMA EFECTIVA

Para delegar de forma efectiva, seguiremos un sencillo método de 7 pasos, que nos hará delegar con ciertas garantías de éxito. Pero antes es importante recordar la diferencia entre delegar y mandar.

Mandar es transferir una tarea o una metodología de trabajo (normalmente algo que no queremos o no nos gusta hacer), y delegar es transferir una responsabilidad y exigir unos resultados. Para más información puedes leer el artículo: SABEMOS MANDAR, PERO ¿SABEMOS DELEGAR?

Una vez tenemos claro que lo que tenemos que transferir es una responsabilidad y no un trabajo, y lo que debemos exigir son resultados y no unas pautas, explicaremos los 7 pasos para delegar de forma efectiva.

PASO 1:
Antes de delegar siéntate,  piensa y planifica la estrategia a seguir para convencer a la gente que eso es bueno para ellos.
Es muy útil contestar la pregunta: ¿qué le aporta esto? Ó ¿Qué ganará él con esto?

Contestando a ésta pregunta sabremos:
             ·  Si estamos delegando en la persona correcta.
    • La forma de venderle la nueva responsabilidad para que le motive.
    • Fortaleceremos la posición de nuestros colaboradores y con ello la nuestra.
PASO 2:
Define claramente los resultados deseados. No transfieras tu propio método, es decir, no expliques cómo realizar el trabajo, céntrate en lo que quieres obtener, el resultado.
Puede ser muy interesante poner por escrito estos resultados deseados, e incluso separarlos en “resultados mínimos necesarios”, y “resultados óptimos deseados”.
Para ayudarnos podemos contestar a la pregunta: ¿Hasta dónde debe llegar?

PASO 3:
Define claramente las reglas y los límites dentro de los cuales se deben mover nuestros colaboradores.

    • Reglas: Son las condiciones que debe cumplir la nueva responsabilidad adquirida, y además las normas que adoptaremos para valorar los resultados obtenidos.
    • Límites: Son los márgenes que no deben ser rebasados: De responsabilidad, económicos, tiempo límite, dedicación, colaboradores con los que puede contar, espacio físico, etc.
Nos ayudaremos contestando la pregunta: ¿Qué puede utilizar par llegar al objetivo? Y nunca deberemos contestar a la pregunta ¿Cómo debe llegar al objetivo?

PASO 4:
Definir la situación que nos encontraremos una vez se haya conseguido el objetivo marcado. Para ello es bueno hacerse la pregunta: ¿En qué posición se encontrará nuestro colaborador después de esto? ¿Optará a nuevas responsabilidades? ¿Optará a un ascenso o a un aumento de sueldo?

En éste paso conseguimos dos cosas:
    • Despejar dudas a nuestro colaborador de a dónde le llevará esto. Ponemos las cosas claras, y no albergamos la posibilidad de falsas esperanzas, que pueden ser muy decepcionantes.
    • Le damos un motivo por el que puede luchar. Sabe bien lo que se juega, sea poco, mucho o simplemente la satisfacción personal de haberlo conseguido.
PASO 5:
Pediremos un Plan de Acción. En el que se presentan los métodos que se utilizarán para conseguir los resultados y las herramientas que necesitará para ello (costes, materiales, personas, etc.) Y acordaremos una fecha para la presentación y discusión del mismo.

Con ello conseguiremos varias cosas:
    • Dejar muy claro que estamos confiando en ellos para crear una estrategia, y reforzamos la confianza que tenemos en él.
    • Le ponemos un primer reto a superar a corto plazo (no está todo otorgado… todavía hay que aprobar el plan para que el proyecto sea tuyo), lo que le hará ponerse de inmediato, y luego tendrá el trabajo bien estructurado.
    • Nos da la oportunidad de supervisar, opinar e influir en el resultado, si es necesario, en la presentación. Es una manera de asegurarnos de que se está trazando la línea correcta de actuación, antes de haber llevado a cabo el plan.
    • Al aprobar el Plan de Acción, das un nuevo mensaje de confianza, que refuerza su motivación, obteniendo mejores resultados.
PASO 6:
Pediremos un Plan de Implementación. En él deben especificarse los trabajos a realizar en cada fase del proyecto. Se desglosa el proyecto en pequeñas fases, que se irán poniendo en marcha sucesivamente, y se pone fecha a cada una de éstas fases. ¿Qué se hacer en cada momento hasta la implementación completa?

Con ello conseguimos:
    • Un programa fiable para ver y evaluar los resultados que se están obteniendo.
    • Tener herramientas para actuar en caso necesario. Si se está demorando el proyecto o se dispara de presupuesto, podremos actuar de inmediato, ofreciendo apoyo,  más recursos, asesoramiento, reforzar el equipo etc.
PASO 7:
Haz un seguimiento continuo y hasta el final. Es la única manera de asegurarse los resultados esperados. Además reforzarás la posición del nuevo responsable.
Si quieres consultar el artículo anterior sobre Delegar:

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